"Die Vision vom weitgehend papierlosen Büro ist sinnvoll und realisierbar, das zeigen unsere Ergebnisse. Jetzt kommt es auf die Entscheider an. Sie müssen die Rahmenbedingungen für papierlose Prozesse in ihren Unternehmen schaffen und ausbauen", sagt Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei der Sage Group plc. Software wird bei der digitalen Transformation ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg sein.
Hauptargumente für das papierlose Büro
Als Hauptargument für das papierlose Büro führt ein gutes Drittel (34 Prozent) der Befürworter in Deutschland Zeitersparnis im Arbeitsalltag an, beispielsweise durch schnelleres Auffinden von Unterlagen und Informationen. In der Schweiz teilen diese Einschätzung nur 17 Prozent der Befürworter. Die Schweizer nennen zu 38 Prozent, die Österreicher gar zu 44 Prozent den Umweltschutz als wichtigsten Treiber.
Fortschritte nur leicht erkennbar
Eine deutliche Mehrheit (54 Prozent) der deutschen Studienteilnehmer hat in den vergangenen Jahren einen abnehmenden Papiereinsatz im Büro registriert. Ein knappes Drittel (30 Prozent) stellte keine Veränderung fest und nur 15 Prozent nahmen eine Zunahme des Papierverbrauchs wahr. In Österreich (67 Prozent) und der Schweiz (60 Prozent) hingegen fiel der Rückgang des Papiereinsatzes deutlich stärker aus.
Eine Ursache dieser unterschiedlichen Entwicklungen liegt offenkundig im Umgang der Unternehmen mit dem Thema: Während in Österreich 65 Prozent und in der Schweiz immerhin 61 Prozent der Unternehmen Schritte unternommen haben, um dem papierlosen Büro näher zu kommen, wurden in Deutschland nur 56 Prozent aktiv.
Aber auch das persönliche Handeln der Befragten unterscheidet sich teilweise deutlich: So drucken in Deutschland mehr als ein Fünftel der Befragten (21 Prozent) geschäftliche Unterlagen, die sie per E-Mail erhalten, fast immer aus. In der Schweiz tun das nur 15 Prozent. "Fast nie" hingegen drucken in der Schweiz 30 Prozent, in Deutschland nur 22 Prozent ihre E-Mails aus.